Sommaire
En situation de télétravail, organiser une réunion efficace dont les répercussions seront positives aussi bien pour les participants que pour l’activité relève du parcours du combattant. En effet, les distance entre les collaborateurs peut être un frein à de nombreux niveaux et notamment rendre la communication difficile. Comment donc procéder pour animer une réunion qui soit un succès sur tous les plans ? Suivez ce guide pratique.
Créer les conditions à la tenue d’une réunion
Bien que le travail à distance ait pendant longtemps alimenté les fantasmes de tous les travailleurs, depuis que le coronavirus a instauré sa mise en place comme quasi général, les entreprises sont obligées de faire face à de nouvelles contraintes. Spatio-temporelles, mais aussi techniques, ces difficultés sont à anticiper pour que l’organisation d’une réunion entre collaborateurs se déroule sous les meilleurs auspices. Ainsi, il est indispensable que la réunion soit préparée en amont par l’ensemble des membres de l’équipe.
La nature de la réunion devra être étudiée pour d’abord vérifier qu’elle est nécessaire, mais aussi si elle tend à informer, partager ou décider. En télétravail, pour que la participation de chacun soit effective, procéder à une visio (en visio / visioconférence) offrira des résultats plus probants. En effet, le présentiel étant impossible, pouvoir avoir ses interlocuteurs en face de soi permet de gommer les contraintes liées à l’espace.
Intégrer les participants à la production des sujets
Pour animer une réunion participative efficace, il est indispensable que chaque collaborateur présent se sente impliqué. En parallèle, le thème abordé doit en appeler aux compétences de chacun et permettre ainsi la prise de parole de tous et leur reconnaissance. Idéalement, au début de la visio, chaque participant doit se présenter et éclairer les autres quant au motif de sa participation. Les rôles de chacun étant prédéfinis au départ, il y a moins de risque de créer des débats stériles.
Pour intégrer les différents participants à la tenue de la réunion, il est important que chacun d’entre eux puisse exposer son point de vue. Un tour de table avec un temps de parole est idéal pour que tous puissent s’exprimer et ainsi solliciter la capacité d’écoute de chacun.
Mettre en place une bonne dynamique de groupe
Une réunion n’est pas un règlement de compte et pour éviter que les conflits interpersonnels ne dépeignent durant celle-ci, il est primordial de privilégier une bonne communication. Il est aussi important que les collaborateurs puissent se venir en aide mutuellement en cas de difficulté. En sollicitant chacun des participants de la sorte, l’animateur met en pratique les préceptes de la pyramide de Maslow qui exprime le besoin d’appartenance.
Enfin, pour que la visioconférence produise les effets escomptés, il faut que tous les collaborateurs puissent se voir, qu’un compte rendu soit dressé et que les décisions soient prises de manière participative.